A47Eigener Server bei Hetzner in der EU, Zugriff nur über HTTPS?1
A48Laufende Datensicherung mit Wiederherstellung auf einen beliebigen Zeitpunkt?2
A49Sicherungen verschlüsselt bei einem zweiten Anbieter, gegen Löschung geschützt?1
A50Wiederherstellung vor dem Go-live und danach regelmäßig getestet?1
A51Sicherheitsupdates regelmäßig, Wartungsfenster nach Absprache?1
A52Web-App im Browser an PC und Smartphone
A53Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen löschen; alte Sicherungen laufen ab?1
A54Einführung: Pilot mit einem Team, Schulung, Rollout aller Teams?4
A55Arbeitszeitmodell je Person: Dienstplan oder freie Erfassung?2
A56Freie Erfassung: Beginn, Ende und Pause (oder Stunden) pro Tag eintragen, ohne geplanten Dienst?1
A57Sollstunden bei freier Erfassung aus der Wochenarbeitszeit; Arbeitszeitkonto funktioniert ohne Dienste?1
A58Monatsabschluss und DATEV-Export umfassen beide Gruppen
A59Prüfung und Freigabe der frei erfassten Stunden durch eine festgelegte Person?1
0 Abnahmekriterien
Noch keine Abnahmekriterien. Anforderung wählen, dann „+ Neu“.
15 Features
F1Fundament7
F2Anmeldung und Zugang6
F3Mitarbeiterverwaltung8
F4JHV-Import5
F5Dienstplanung12
F6Druckbarer Wochenplan1
F7Zeiterfassung11
F8Abwesenheiten7
F9Arbeitszeitkonto8
F10Monatsabschluss und DATEV-Export8
F11Einführung3
F12Handy-App (PWA) mit Push-Erinnerung (optional)?1
F13Passwortlose Anmeldung (optional)?1
F14Diensttausch und offene Dienste (optional)?1
F15Gesetzliche Prüfungen ArbZG (optional)?1
54 Offene Fragen
Heutiger Ablauf
★Q1Wo entsteht heute der größte Aufwand: Stunden zusammentragen, korrigieren, Planänderungen oder Lohnabrechnung vorbereiten?noch keine AntwortZ2
Q2Wie lange dauert der Monatsabschluss heute (ungefähr wie viele Stunden pro Monat)?noch keine AntwortZ2
Q3Welche Probleme und Fehlerquellen gibt es dabei?noch keine AntwortZ3
Q4Wie werden geleistete Dienste heute in DATEV übertragen?noch keine AntwortA34
Q5Wie werden nachträgliche Korrekturen, Überstundenauszahlungen und manuelle Anpassungen heute gehandhabt?noch keine AntwortA28 · A33
Q6Gibt es heute Datensicherungen?noch keine AntwortA48
★Q7Können wir die aktuellen Excel-Listen für Dienstplanung und Zeiterfassung sehen?noch keine Antwort
Ziele und Umfang
Q8Passen Ziele, Leistungsumfang und Abgrenzung aus Kapitel 2?noch keine AntwortZ1 · Z2 · Z3 · Z4 · Z5
Q9Passt der vorgeschlagene Ablauf (3.2)?noch keine Antwort
Q10Fehlt im Lieferumfang (Kapitel 6) etwas Wichtiges?noch keine Antwort
Q11Welche optionalen Funktionen (Anhang I, Teil C) sind interessant, und fehlen weitere?noch keine AntwortF12 · F13 · F14 · F15
Rollen und Genehmigungen
Q12Wer im Team erstellt den Dienstplan (Teamleitung, wechselnd, alle)?noch keine AntwortA6
★Q13Wer genehmigt den Dienstplan?noch keine AntwortA6
★Q14Wie sollen freie Tage, Urlaub und Fortbildungen beantragt werden, und wer genehmigt sie?noch keine AntwortA21
Q15Wer trägt Urlaub und Krankheit heute ein, und wie soll die Krankmeldung künftig erfolgen?noch keine AntwortA21
★Q16Wer genehmigt ungeplant gearbeitete Dienste und Stunden?noch keine AntwortA15
Q17Wer löst den Monatsabschluss aus: Dienstplanung oder Verwaltung?noch keine AntwortA30 · A31
Q18Wer darf bestätigte Stunden künftig noch ändern, bis wann, und wer bucht Korrekturen für den Vormonat?noch keine AntwortA20 · A33
Mitarbeitende, Teams und Standorte
★Q19Wie viele Mitarbeitende werden MIKA nutzen?noch keine Antwort
★Q20Wie viele Teams bzw. Wohngruppen und Standorte gibt es?noch keine AntwortA4
Q21Wechseln Mitarbeitende zwischen Teams oder Standorten?noch keine AntwortA4 · A8
Q22Wer pflegt Verfügbarkeiten: die Mitarbeitenden selbst oder die Dienstplanung?noch keine AntwortA5
DATEV
★Q23Importiert die Verwaltung die Datei selbst in DATEV, und mit welchem Programm (LODAS oder Lohn und Gehalt)?noch keine AntwortA34
Q24Wer legt die Abrechnungsregeln fest (Nachtzuschlag, Feiertage, Monatsgrenze usw., siehe Anhang II)?noch keine AntwortA39
Q25Werden Kostenstellen für die Lohnabrechnung benötigt?noch keine AntwortA36
Q26Kann eine Beispiel-Importdatei bereitgestellt werden?noch keine AntwortA34
Q27Verwendet die JHV die DATEV-Personalnummern oder eigene IDs?noch keine AntwortA2 · A38
Bestehende Systeme (JHV, JH-Portal)
Q28Gibt es weitere relevante Systeme oder Anwendungen?noch keine Antwort
★Q29Können wir eine Kopie der JHV (Access-Datei) bekommen, um die Übernahme der Mitarbeiterdaten vorzubereiten?noch keine AntwortA2
Q30Gibt es Bereiche aus JHV oder JH-Portal, die schon jetzt die Planung beeinflussen?noch keine Antwort
Anmeldung
Q31Wie viele Team-PCs gibt es, und können alle Mitarbeitenden auch von zu Hause bestätigen?noch keine AntwortA14 · A41
★Q32Haben die Mitarbeitenden dienstliche E-Mail-Adressen, oder soll die Anmeldung über private Adressen laufen?noch keine AntwortA40
Betrieb und Datenschutz
Q33Reicht ein Datenverlust von höchstens etwa fünf Minuten?noch keine AntwortZ5 · A48
Q34Welche Wiederherstellungszeit ist je nach Art des Ausfalls akzeptabel (Serverausfall, versehentliche Löschung, Anbieterausfall)?noch keine AntwortA50
Q35Reicht es, bei Krankheit nur „krank“ zu erfassen, ohne Diagnose oder AU-Details?noch keine AntwortA21
Q36Welche Aufbewahrungsfrist gilt für Zeiterfassungsdaten?noch keine AntwortA53
Q37Gibt es einen Datenschutzbeauftragten?noch keine Antwort
Q38Wer beim Michaelshof erhält eine Kopie des Verschlüsselungsschlüssels?noch keine AntwortA49
Fahrplan
Q39Wer entscheidet beim Michaelshof über den Auftrag?noch keine Antwort
Q40Wer ist beim Michaelshof Ansprechpartner für das Projekt und für technische Fragen?noch keine Antwort
★Q41Gibt es einen Wunschtermin, z. B. Start zum Jahresbeginn?noch keine Antwort
★Q42Welches Team eignet sich für den Pilot?noch keine AntwortA54
Q43Soll der Pilot aufgeteilt werden, z. B. Dienstplan schon über MIKA, während die Zeiterfassung noch entwickelt wird?noch keine AntwortA54
Q44Wer entscheidet über die Freigabe der Abrechnung über MIKA (Verwaltung, Leitung)?noch keine AntwortA54
Q45Wie lange soll der Pilot-Testlauf gehen?noch keine AntwortA54
Wartung und Zusammenarbeit
Q46Welches Wartungsmodell nach dem Go-live: nur Grundwartung und neue Funktionen per Angebot, oder zusätzlich ein monatliches Stundenkontingent?noch keine Antwort
Q47Welche Reaktionszeit bei Ausfällen ist nötig? Vorschlag: innerhalb von 24 Stunden bzw. am nächsten Werktag.noch keine AntwortA51
Q48Wer trägt die laufenden Kosten für Hosting und Backup-Speicher?noch keine AntwortA47
Name
Q49Welcher Name passt zum Michaelshof?noch keine Antwort
Q50Soll die Anwendung überhaupt einen eigenen Namen tragen, oder lieber etwas Schlichtes wie „Dienstplan“?noch keine Antwort
Freie Zeiterfassung
Q51Welche Bereiche erfassen ohne Dienstplan: nur Verwaltung und Leitung, oder auch z. B. Hauswirtschaft oder Hausmeister?noch keine AntwortA55
Q52Gibt es Personen mit beiden Modellen, z. B. Leitung, die manchmal Dienste übernimmt?noch keine AntwortA55
Q53Gibt es Kernzeiten oder Gleitzeitregeln, oder nur „Stunden pro Tag“?noch keine AntwortA56 · A57
Q54Wer prüft und genehmigt die Stunden der Leitung?noch keine AntwortA59